Muudatuste juhtimise 5 põhimõtet

Miks me vajame muudatuste juhtimist?

Vastus võib tunduda ilmselge neile, kes muudatuste juhtimisega igapäevaselt tegelevad. Kuid endiselt on paljud organisatsioonid hädas põhjendamisega, miks üldse on muudatuste juhtimine vajalik ja kuidas see toetab organisatsiooni eesmärkide saavutamist.

Järgnevalt toome teieni Prosci 5 muudatuste juhtimise põhimõtet, mis aitavad seda mõista:

• Muutumise vajadus ei teki kunagi niisama
• Muudatus organisatsioonis eeldab alati individuaalset muutust
• Organisatsiooni tulemused on individuaalsete muutuste kollektiivne tulem
• Muudatuste juhtimine annab raamistiku inimeste juhatamiseks läbi muudatuse
• Muudatuste juhtimine – vahend, mis aitab saavutada soovitud tulemused

1. Muutumise vajadus ei teki põhjuseta

Prosci uuris oma klientide seas, kui selgelt on nende organisatsioonides püütud välja selgitada muudatuste põhjusi ning ainult 26% vastanutest ütlesid, et põhjused on selgelt väljendatud.

Muudatus tähendab liikumist praegusest seisundist (kuidas teeme asju täna) soovitud tulevikku. Tavaliselt on muudatuse põhjuseks mingi olemasolev probleem või tuleviku võimaluste parem ära kasutamine.  Igal juhul on muutumise oluliseks põhjuseks soovitud tulevikuvisioon, mis võimaldaks olla tänasest edukam.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Miks me muutume?

 

2. Muudatus organisatsioonis eeldab individuaalset muutust

Liiga tihti vaadatakse muudatust, kui sündmust, mis toimub ainult organisatsioonilisel tasandil. Näiteks võib tuua uue ERP süsteemi juurutamist, protsesside optimeerimist või kolimist uude kohta. Kuid iga selline muudatus eeldab, et inimesed muudaksid oma igapäevaseid tööharjumusi ja hoiakuid. Prosci uuringus tervelt 91% vastas, et nende organisatsioonis ei olnud selgelt ära määratletud need individuaalsed muutused, mis olid projekti eduks üliolulised.

Mis juhtub, kui keegi töötajatest ei hakka uut ERP tarkvara kasutama või uut protsessi järgima? Sellisel juhul soovitud muudatust lihtsalt ei järgne ja seetõttu on iga muudatuse aluseks eelkõige üksikisiku käitumise muutumine ning alles sellega kaasneb organisatsiooni muutus laiemalt.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Kes peab hakkama selle muudatuse tõttu oma tööd teisiti tegema?

 

3. Organisatsiooni tulemused on individuaalsete muutuste kollektiivne tulem

Ainult siis, kui üksikisikud suudavad muutuda, on võimalik saavutada soovitud organisatsioonilised tulemused. Üksikisiku muutuse „efektiivsuse“ määravad ära 3 elementi:

1. Omaksvõtu kiirus – kui kiiresti võtavad töötajad muudatuse omaks. Mida kiiremini see juhtub, seda tõenäolisemalt püsib projekt planeeritud graafikus ja eelarves.
2. Lõplik kasutamine – kui paljud töötajatest hakkavad uutmoodi tööle. Mida rohkem töötajaid seda teeb, seda suurem on tõenäosus, et see muudatus jääb püsima.
3. Asjatundlikkus – kui hästi saavad töötajad oma uues rollis hakkama. Ainult siis, kui ollakse selles edukad, saavutab organisatsioon muudatusest loodetud kasu.

Prosci on muudatuste juhtimise ROI´d tõlgendanud järgmiselt  – see on sõltuvuse määr organisatsiooni soovitud tulemuste ja muudatuse individuaalse omaksvõtu kiiruse ning lõpliku kasutamise vahel. Endalt,  projektimeeskonnalt ja juhtidelt tuleks küsida – kui suur protsent projekti tulemustest sõltub sellest, et inimesed muudavad oma igapäevast töötegemise viisi? Prosci uuringu vastused näitavad ilmekalt, kui oluline on teadlik muudatuste juhtimine.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Milline on otsene seos individuaalsete muutuste ja tulemuste vahel, mida oma muudatusprojektilt ootad?

 

4. Muudatuste juhtimine annab raamistiku inimeste juhatamiseks läbi muudatuse

Kolm esimest tõekspidamist rääkisid muudatuse olemusest – et see toimub kõigepealt isiklikul tasandil, mis annab muudatuste juhtimisele  olulise ja sageli puuduva konteksti. E-mail esmaspäeval järgmisel päeval toimuva koolituse kohta, millele järgneb juurutamine kolmapäeval, ei ole muudatuste juhtimine. Kuid 39% Prosci uuringus vastajatest tõdes, et just nii nende organisatsioonis muudatusi juhitakse.

Siit näeme, kui oluline on üksikisiku roll muudatustes – soovitud tulemused sõltuvad suurel määral üksikisiku muutumise edust. Ilma teadliku muudatuste juhtimiseta üksikisiku muutumise protsessi ignoreeritakse, millega kaasneb aeglasem omaksvõtu kiirus, kehvem uue lahenduse rakendamine ja asjatundlikkus. Seetõttu ilma muudatuste juhtimiseta ei pruugi projekt saavutada soovitud edu ning organisatsiooni eesmärke ei täideta.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Millist struktureeritud meetodit kasutad võimaldamaks töötajatel muudatus tõeliselt omaks võtta?

 

5. Muudatuste juhtimine –  vahend, mis aitab saavutada soovitud tulemused

Vajame muudatuste juhtimist kuna:

• Tulemused ja soovitud eesmärgid sõltuvad üksikisikute muutustest
• Muudatusprojekti ROI´d mõjutavad inimpoolega seotud faktorid
• Muudatuste inimpoole ignoreerimisel või oskamatul juhtimisel on omad tagajärjed (riskid ja lisakulud)
• Tipptasemel muudatuste juhtimisega organisatsioonid saavutavad või ületavad kuni 6 korda tõenäolisemalt endale püstitatud eesmärke võrrelduna organisatsioonidega, kelle muudatuste juhtimise praktika on kehvapoolne.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Kui olulised on tulemused, mida muudatusega soovitakse saavutada? Kui palju oled valmis panustama (ja investeerima), et need saavutada?

Allikas: Prosci blogi