10 küsimust, mis töötajatel muudatuste kohta tekib

Iga projekti edukuse tagamiseks on oluline oma töötajaid läbi muudatusprotsessi juhtida ja toetada. Koolitus- ja kommunikatsiooniplaan aitavad liikuda õiges suunas, kuid vajaliku meelerahu annab juhtidele siiski enda ettevalmistamine töötajate peamisteks küsimusteks.

Miks seda muudatust on vaja just nüüd?
Mis riskid on, kui ma muudatusega kaasa ei lähe?
Kuhu sellega kiiret on?
Kui piisavalt kaua oodata, kas siis muudatuse vajadus läheb üle?
Mida see muudatus minu jaoks kaasa toob?
Millised on minu valikud?
Mis kasu ma selle muudatuse toetamise eest saan?
Mis saab siis, kui ma ei ole selle muudatusega nõus?
Mis siis, kui varem on seda juba üritatud, kuid ebaõnnestunult?
Mis siis, kui ma pean sama tasu eest hakkama tegema rohkem kui varem?

Teadlikkuse puudumine on tihti number 1 vastupanu põhjus, kuid samas on seda kõige lihtsam parandada. Kõik töötajad ei pruugi otsida ülaltoodud küsimustele vastuseid, kuid need aitavad igal juhul paremini mõista toimuvat.

1. Miks seda muudatust on vaja just nüüd?

Töötajale võib tunduda, et muudatus on temale suunatud ja toimub väga järsku, kuigi tegelikkuses algab enamik muudatusi väljaspool organisatsiooni mitu kuud või isegi aastaid enne sisemiste muudatuste toimumist. Uuringud näitavad, et enamik olulisi muudatusi on vastus väliskeskkonna muutustele.

Väliskeskkonna mõjutused sinu organisatsioonile võtavad aega. Kui see on aga juba hakanud mõjutama sinu organisatsooni tulemusi, siis on muudatust vaja kohe. Töötajatele tuleks samuti jagada informatsiooni, millised välised tegurid on tinginud muudatusvajaduse.

2. Mis riskid on, kui ma muudatusega kaasa ei lähe?

Kui väliskeskkonna mõju muutub organisatsioonis silmnähtavaks, saab juhtidele kiiresti selgeks, mis juhtub, kui me ei muutu.

Organisatsioonile võib see tähendada:

Töökohtade kaotust (isegi juhtkonna tasandil)
Ebaõnnestumist
Tuludest ilmajäämist

Töötajate jaoks võib see tähendada:

Tööga rahulolematust
Vähem karjäärivõimalusi
Töökoha ebaturvalisust pikemas perspektiivis
Korrapealt tööst ilmajäämist

3. Kuhu sellega kiiret on?

Tihtipeale kuulevad töötajad muudatusest alles siis, kui kõik on juba otsustatud. Organisatsioonid ei jaga alati oma töötajatega finantsteavet ega probleeme, mis on tingitud halbadest tulemustest. Seetõttu, kui muudatust on kiiresti vaja, võib see tulla töötajatele üllatusena.

Ühelt poolt üritavad organisatsioonid muudatusi ellu viia võimalikult ruttu. Teiselt poolt aga on töötajad alati üks samm tagapool, püüdes aru saada, miks seda muudatust just nüüd vaja on ja kuidas see neid mõjutab. Seetõttu enamus töötajaid ei kiirusta muutuma, tegelikult ei pruugi paljud neist isegi mõista, miks seda üldse vaja on.

Oma töötajate muutuma sundimine olukorras, kus nad tegelikult ei mõista ärilisi põhjusi, on nagu hiiglasliku tarretisest kuubiku lükkamine – sellel võib olla küll mingi mõju, kuid tegelikku muudatust ei toimu. Kui sundimine lõpeb, naastakse tihti vanaviisi töötamise juurde tagasi.

4. Kui piisavalt kaua oodata, kas siis muutuse vajadus läheb üle?

Kui organisatsiooni finantsedu sõltub konkreetsest muudatusest, siis see muudatus viiakse nii või teisiti ellu. Ootamine tavaliselt ei muuda lõpptulemust. Enamasti saab muudatus toimuma ka siis, kui töötajad sellele vastu seisavad. Eriti juhul, kui kaalul on rahaline kasu.

See ei tähenda, et muudatus oleks töötaja jaoks halb. Lõppkokkuvõttes annavad paljud muudatused töötajate jaoks positiivseid tulemusi – paremad töövahendid, täiustatud tööprotsess, turvalisemad töökohad või uued võimalused karjääriredelil tõusmiseks.

Töötajatele on vaja edasi anda kindel sõnum, et muudatus toimub ning sinna juurde anda selgitusi, mida positiivset see endaga kaasa toob.

5. Mida see muudatus minu jaoks kaasa toob?

Muudatus võib tähendada:

Uusi töötegemise viise
Uusi süsteeme või töövahendeid
Uut aruandlussüsteemi
Uusi töörolle
Uusi tooteid või teenuseid
Uusi turgusid või asukohti

Kuidas see muudatus töötajat mõjutab? See sõltub tema töökohast, muudatuse ulatusest ja sellest, kuidas ta muudatusele reageerib. Väiksed muudatused ei pruugi töötajat üldse puudutada. Suure muudatuse puhul võib see tähendada uut tööd, uute töövahendite kasutamist või liikumist teise osakonda.

Oluline on töötajale selgitada, et töötaja enda reageeringust muudatusele sõltub palju. Näiteks võib juhtkonna otsus töötaja tulevase rolli osas sõltuda sellest, kuidas ta muudatusele reageerib ja milliseid otsuseid teeb.

6. Millised on minu valikud?

Töötaja valikud ja nende tagajärjed sõltuvad, mis faasis muudatusega ollakse.

Kui muudatusest esimest korda teatatakse, ent seda ei ole veel ellu viima hakatud
Muudatuse juurutamise aeg
Aeg, mis järgneb muudatuse ellu viimisele

Igas faasis on töötaja valikud ja otsused erinevad. Mõnikord võivad need otsused olla negatiivsete tagajärgedega nii talle kui ka organisatsioonile. Teistel juhtudel tulevad töötaja valikud talle kasuks. Oluline on nendest valikutest ja võimalikest tagajärgedest töötajaga rääkida.

7. Mis kasu ma selle muudatuse toetamise eest saan?

Toetades muudatust, mis on kriitilise tähtsusega, võib kaasneda:

Suurenenud austus ja reputatsioon organisatsioonis
Paremad arenemisvõimalused (eriti neile, kes muudatust aktiivselt toetasid)
Suurenenud töörahulolu
Suurem turvalisustunne oma töökohaga seoses

8. Mis saab siis, kui ma ei ole selle muudatusega nõus?

Töötajale võib tunduda, et püütakse parandada valet probleemi. Siinkohal tuleks töötaja ära kuulata ning võib juhtuda, et ta toob välja kitsaskoha, millele keegi varem tähelepanu pöörata ei osanud. Lisaks tuleks veenduda, et töötaja mõistab ärilisi põhjuseid muudatuseks.

9. Mis siis kui varem on seda üritatud, kuid ebaõnnestunult?

Organisatsiooni ajaloos võib olla mõni varasemast ebaõnnestunud muudatuste projekt. Kui läbikukkumine on see, millega töötajad on harjunud, on organisatsioonil raske minevikku kustutada. Et muudatused saaksid edukad olla, peavad kõik olema valmis aktsepteerima minevikku kui ajalugu ja keskenduma sellele, mis ees ootab.

10. Mis siis, kui ma pean sama tasu eest hakkama tegema rohkem kui varem?

Kui organisatsioonis toimuvad muutused, tähendab see tavaliselt, et vaja on uusi protsesse, süsteeme või oskusi. Töötaja roll muutunud keskkonnas võib hõlmata nende uute protsesside õppimist või uute oskuste omandamist. Samuti, ka mõned töötaja vastutusalad võivad muutuda.

Tavaliselt asenduvad vanaviisi töötegemise protsessid uutega ja just ülemineku perioodil võib tekkida olukord, kus töömaht kasvab. Töötajaga tuleks suurenenud töömahust rääkida ning selgitada, kui kaua selline periood kestab, enne kui olukord normaliseerub.