5 sammu, millele mõelda muudatust ette valmistades

Kas tead, kuidas muudatust ette valmistada?

Prosci metoodika ei alga otsekohe muudatuste juhtimise rakendamisest, vaid eeskätt muudatuse olemuse ja oma organisatsiooni mõistmisest enne muudatuste juhtimise strateegia loomist. Järgnevalt toome siin välja peamised tegevused, mida on vaja muudatusprojekti algfaasis teha.

Samm 1 – Muudatuse tunnusjoonte tuvastamine

Iga muudatus on unikaalne. Sellest tulenevalt on muudatuste juhtimise tegevuste mastaap samuti eriomane ja kordumatu.

Oma muudatust analüüsides mõtle kindlasti järgmistele faktoritele:

Muudatuse skoop
Kui paljud inimesed/grupid on selle muudatuse poolt mõjutatud
Muudatuse tüüp
Käimasolevate muudatuste hulk

Kõik ülaltoodud tegurid mõjutavad muudatuste juhtimise strateegiat ja määravad, kui palju muudatuste juhtimist on vaja.

Samm 2 – Organisatsiooni eripära hindamine

Mõned organisatsioonid on muudatustele avatud, samas teised võivad olla tugevalt vastu. Organisatsiooni omaduste hindamine on teine oluline samm töötamaks välja sobivat muudatuste strateegiat.

Oma organisatsiooni hindamisel on oluline mõelda nendele faktoritele:

Organisatsiooni väärtused ja kultuur (vastuvõtlikkus muutustele)
Muutumisvõimekus (kui palju muudatusi organisatsioon suudab vastu võtta)
Varasemate muudatuste mõju (ebaõnnestumised minevikus, mis ei ole ununenud)

Samm 3 – Analüüsi, keda see muudatus mõjutab

Muudatus mõjutab erinevaid inimgruppe erinevalt. Mõnede jaoks tähendab muudatus suuri muutusi, samal ajal teiste jaoks muutuvad igapäevased toimetused vaid vähesel määral. Iga grupp sinu organisatsioonis on ainulaadne, kelle jaoks on vaja sobivat taktikat.

Millele mõelda:

Mis laadi ja mis ulatuses muutused erinevatele mõjutatud gruppidele võivad osaks saada
Kui palju töötajaid on igas grupis
Millised on igale grupile ainuomased vastu olemise motiivid (varasem negatiivne kogemus muudatustega, juhtimise väljakutsed jne)

Selle analüüsi tulemus on sisend muudatuste juhtimise 5 plaani koostamiseks: kommunikatsiooniplaan, sponsorite tegevuskava, koolitusplaan, coachimise plaan ja vastupanu maandamise plaan.

Samm 4 – Hinda projekti riske

Igal muudatusprojektil on erinevad tunnused ja seetõttu ka erinev riskitase. Projekti riskitase tuletatakse muudatuse tunnusjoontest ja organisatsiooni eripärast. Riskianalüüsi tulemusi tuleks jagada projekti peamise sponsoriga ning see annab ka sisendi otsustamaks, kas projekt vajab spetsiaalseid muudatuste juhtimise taktikatid. Kasutades teavet, mille oled eelnevalt kokku kogunud, hinda oma projekti riskitaset kasutades allolevat joonist.

Saades tulemuseks kõrge riskiga muudatusprojekti on märk sellest, et see projekt vajab tugevat muudatuste juhtimist.

Samm 5 – Hinda võimalikke vastupanu kohti ja pane paika meetmed, kuidas neid ennetada

Konkreetsed meetmed tulenevad sinu muudatusprojekti olemusest. Juba enne muudatusprojekti algust võib olla võimalik tuvastada võimalikke vastupanu allikaid. Seda nimetatakse proaktiivseks vastupanu maandamiseks ja see on üks kolmest võimalusest vastupanu leevendada.

Oled läbi mõelnud kõik 5 sammu? Nüüd on Sul olemas sisend muudatuste juhtimise strateegia loomiseks.

Kogu kokku ülaltoodud hinnangutest saadud teave:

Muudatuste tunnusjoonte hindamise tulemused
Organisatsiooni tunnusjoonte hindamise tulemused
Riskitaseme hindamise tulemused
Võimalused vastupanu ennetamiseks

Kaasa sellesse protsessi ka projektimeeskond ja peamine sponsor. Need sammud aitavad Sul teada saada, kui suures mahus on muudatuste juhtimist vaja teie projektis rakendada

Allikas: Prosci blogi