Muudatuste juhtimise ülevaade 10 minutiga
Anname 10 minutiga ülevaate muudatuste juhtimisest, milleks seda vaja on ja kuidas ta toimib.
Mis on muudatuste juhtimine?
Muudatuste juhtimine on struktureeritud metoodika ja tööriistade kasutamine juhtimaks muudatuste inimestega seotud poolt. Muudatuste juhtimine on:
- Protsess, mida kasutavad projektimeeskonnad haldamaks süsteeme, protsesse ja muudatusi organisatsioonis
- Juhtkonna kompetents toetada organisatsioonis toimuvaid muudatusi
- Strateegiline võimekus suurendada muutumisvalmidust ja reageerimisvõimet
Miks on muudatuste juhtimist vaja?
Mitmed uuringud on näidanud, et tõenäosus projektiga soovitud eesmärgid saavutada, on otseselt seotud muutuste juhtimise efektiivsusega. 327 projektijuhiga läbi viidud uuringust (Business Process Reengineering Benchmarking report) ilmnes, et peamine takistus edu saavutamisel oli muudatuse ebaõnnestunud juhtimine inimestega seotud aspektides ning töötajate vastuseis. Töötajate vastupanule muudatusega seoses viidati 5x enam kui ühelegi teisele takistusele.
Prosci uuringust selgub, et tipptasemel muudatuste juhtimise võimekusega saavutatakse eesmärgid kuni 6x tõenäolisemalt kui puuduliku muudatuste juhtimisega. Ainuüksi „kehvalt“ muudatuse juhtimise tasemelt „heale“ liikudes on võimalik suurendada edu tõenäosust kuni 3 korda.
Mõju omaksvõtule ja uue lahenduse kasutamisele
Muudatuste juhtimise rakendamine mõjutab otseselt uue lahenduse omaksvõttu ja kasutamise kvaliteeti:
- Omaksvõtukiirus – kui kiiresti võtavad töötajad muudatuse omaks ja kui hästi püsib projekt ettenähtud ajagraafikus
- Lõplik kasutamine – kui paljud töötajad hakkavad uutmoodi tööle
- Asjatundlikkus – kui hästi saavad töötajad uues keskkonnas hakkama ja kas nad jõuavad oodatud tulemusteni
Mõju projekti eesmärkidele ja ROI-le
Kui muudatuste juhtimisega saavutatakse uue lahenduse kiirem omaksvõtt, siis suureneb ka tõenäosus saavutada planeeritud eesmärgid püsides ajagraafikus ja eelarves. Kui inimeste pool on halvasti juhitud, jäävad projektid ajakavast maha, vähem töötajaid tuleb muudatusega kaasa ning projekti ROI on madal. Mõningatel juhtudel võivad projektid ka täielikult ebaõnnestuda.
Võtmerollid saavutamaks muudatuste juhtimises edu
Peamised rollid on:
Peamine sponsor
Peamine sponsor on isik, kes muudatusprojekti tellib ning seda rahastab. See inimene tavaliselt kontrollib muudatuse poolt mõjutatud ressursse, süsteeme ja inimesi. Peamine sponsor omab tavaliselt õigust otsustada muudatuse ulatuse ja ajaraamistiku üle.
Sponsor
Sponsoriks on kõik tipp- ja keskastmejuhid, kes vastutavad töötajate või süsteemide üle, mis on muudatusest mõjutatud. Ehk sponsoriks on iga juht, kelle tugi ja aktiivne kaasalöömine on eduks vajalik.
Sponsorlus
Sponsorluse mõiste all mõeldakse tegevusi, mida töötajad oma juhtidelt ootavad. Nendeks on aktiivne ja nähtav osalemine kogu projekti vältel, sponsorite koalitsiooni loomine teiste juhtide ja alluvatega ning otsene suhtlus oma töötajatega.
Sponsorite koalitsioon
Sponsorite koalitsioon on projekti sponsorite ühendus. Tugev sponsorite koalitsioon on eduka projekti indikaatoriks, samal ajal nõrk sponsorite koalitsioon on märk sellest, et projekt jääb ajakavast maha, ei täida eesmärke või ebaõnnestub täielikult.
Juhid
Juhtidel, kelle töötajad on muudatusest mõjutatud, on kanda võtmeroll. Need juhid on muudatussõnumite eelistatud edastajad, mis on seotud sellega, kuidas muutus isiklikult töötajaid mõjutab.
Huvigrupid
Kõik muudatusest mõjutatud sponsorid, juhid ja töötajad moodustavad huvigrupi. Sinna võivad kuuluda ka välispartnerid, tarnijad ja kliendid.
Projektijuht
See roll on määratud isikule, kellel on üldine vastutus projekti elluviimise eest. Tal on otsene igapäevane kontroll projekti meeskonna, tööülesannete ja projektiga seotud ressurside üle.
Muudatusprotsessi juht
See roll on määratud inimesele, kes loob projekti tarbeks muudatuste juhtimise plaanid ja hoolitseb selle eest, et need saaks ellu viidud. Muudatuste juhtimise plaanide alla kuuluvad kommunikatsioniplaan, sponsorite tegevuskava, coachimise kava, koolitusplaan ja vastupanu maandamise plaan.
Muudatuste juhtimise protsessi mõistmine
Terviklik lähenemine muudatuste juhtimisele hõlmab endas nii individuaalset kui ka organisatsioonilist muudatuste juhtimist:
Organisatsiooniline muudatuste juhtimine
See on protsess, mille abil kujundatakse ja viiakse ellu muudatuste juhtimise tegevusi, mis mõjutab laiemat hulka töötajaid, eesmärgiga saavutada muudatuse omaksvõtt ja laialdane kasutamine. Need tegevused on:
Faas 1 – muudatuseks ettevalmistumine
- Hindamine, riskide analüüs ja strateegia väljatöötamine
- Muudatuste juhtimise ressurside määratlemine ja ettevalmistamine
- Vajaliku sponsorite mudeli loomine ning sponsorite ettevalmistamine muudatuse eestvedamiseks.
Faas 2 – muudatuse juhtimine
- Kommunikatsiooni plaani loomine
- Sponsori tegevuskava loomine
- Juhtidele coachimise plaani väljatöötamine, aitamaks oma töötajatel muudatusega kohaneda
- Koolitusplaani loomine
- Vastupanu maandamise strateegia väljatöötamine
- Projektijuhtimise ja muudatuste juhtimise tegevuste ühendamine
- Eelnimetatud plaanide elluviimine
Faas 3 – muudatuse kinnistamine
- Tagasiside kogumine ja analüüsimine, auditite läbiviimine ja tulemuste mõõtmine
- Vastupanu algpõhjuste väljaselgitamine ning nendega tegelemine
- Edu tähistamine ning projekti tegevuste muutmine igapäevasteks ülesanneteks
Individuaalne muudatuste juhtimine
Individuaalne muudatuste juhtimine tegeleb iga töötajaga isiklikul tasandil. Edukas individuaalne muutus hõlmab endas viit järjestikku läbitavat sammu. Seda nimetatkase Prosci ADKAR® mudeliks:
- Teadlikkus, miks muudatust on vaja
- Tahe muudatuses kaasa lüüa
- Teadmised, kuidas muutuda
- Võimekus muudatus ellu viia
- Kinnistamine, et muudatus jääks püsima
Alles siis, kui töötajad on edukalt läbinud individuaalse muutuse, on võimalik saavutada organisatsiooni eesmärke.
Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine
Organisatsiooni muutumisvõime kasvatamine (enterprise change management) on muudatuste juhtimise struktureeritud ja teadvustatud kasutuselevõtt kogu organisatsioonis. Kõrgeima muudatuste juhtimise küpsusastme saavutanud organisatsioonid loovad infrastruktuuri, mis muudab muudatuste juhtimise organisatsiooniliseks võimekuseks ja strateegiliseks konkurentsieeliseks. Muudatuse juhtimise praktikate, protsesside ja pädevuse muutmine igapäevaseks tavaks aitab sellel saada organisatsiooni põhikompetentsiks ja osaks organisatsioonikultuurist. Muudatuste juhtimise strateegia juurutamine aitab kaasa agiilsele ja muutumisvalmile organisatsioonile.
Kokkuvõte
Muudatuste juhtimise eesmärk on aidata töötajatel edukalt läbida muudatusprotsess:
- Suurendada muudatuse edukuse tõenäosust ja seeläbi eesmärkide saavutamise tõenäosust
- Maandada töötajate vastupanu muudatusele
- Tekitada organisatsioonis muudatuse juhtimise kompetents
Muudatuste juhtimiseks vajalikud teadmised ja tööriistad on võimalik omandada Prosci muudatuste juhtimise sertimisprogrammis, mi on nüüd kättesaadav ka Eestis. Vaata lähemalt.