Kuidas tead, kas sinu muudatuste juhtimise meetod viib tulemusteni?

Prosci on loonud oma muudatuste juhtimise metoodikale tuginedes checklisti, mille abil saad välja selgitada, kas oled piisavalt pööranud tähelepanu kõigile muudatuste juhtimise komponentidele:

• Muudatuste juhtimise planeerimine
• Sponsorlus
• Kommunikatsioon
• Coachimine
• Vastupanu maandamine
• Koolitamine
• Kinnistamine

Seda checklisti (pdf fail allalaetav postituse lõpus) saab kasutada nii tulevaste kui ka käimasolevate projektide hindamiseks ja sisendina aruteludeks kolleegidega. Järgnevalt tutvustame lühidalt checklisti igat elementi, miks see on oluline ja kuidas seda rakendada.

Muudatuste juhtimise planeerimine

Prosci üleilmses uuringus toodi välja, et struktureeritud meetodi olemasolu muudatuste juhtimises on tähtsuselt teine võtmetegur edu saavutamisel. Andmete edasine analüüs näitas, et on otsene seos struktureeritud meetodi kasutamise ja muudatuste juhtimise efektiivsuse vahel ning efektiivne muudatuste juhtimine omakorda on otseselt seotud projekti eduga.

Nõuanded

• Rakenda muudatuste juhtimises struktureeritud ja planeeritud meetodeid
• Veendu, et on olemas vajalikud ressursid
• Alusta muudatuste juhtimise tegevustega kohe projekti alguses, mitte tagantjärele

Sponsorlus

Sponsorlust on nimetatud peamiseks eduteguriks kõigis Prosci üheksas uuringus, mis on viimase 20 aasta jooksul läbi viidud (üle 4000 vastaja 82 riigist üle maailma). Viimases uuringus hindas üle poole kõigist vastanutest oma sponsorite kompetentsi ja käitumist sponsorina vähem kui piisavaks.

Nõuanded

• Ära eelda, et sinu sponsorid teavad, mida tähendab olla efektiivne sponsor – tihti ei ole nad oma rollist ja vajalikest tegevustest ise üldse teadlikud
• Pea meeles, et sponsorlus on midagi palju enamat kui ainult projektile allkirja panemine, see tähendab aktiivset ja nähtavat osavõttu kogu projekti vältel, pidevat suhtlemist projekti meeskonna, töötajate ning teiste juhtidega

Kommunikatsioon

Kommunikatsiooni on vaja, et luua teadlikkust ning tahet muutuda. Sagedat ning ausat kommunikatsiooni nimetati viimases Prosci uuringus number 6 edufaktoriks.

Nõuanded

• Kõige efektiivsem on näost näkku suhtlusviis, nii et ära liigselt looda kirjalikele ning muudele elektroonsetele kommunikatsioonivahenditele
• Kaasa mõlemad sõnumi võtme-edastajad:
  • Juhtkonna tasandil olevad juhid peaksid edastama sõnumeid, milline mõju on muudatusel kogu organisatsioonile
  • Keskastmejuhid peaksid edastama oma alluvatele sõnumeid, kuidas see muudatus neid mõjutab ning „What’s In It For Me (WIIFM)“

Coachimine

Vahetu juhi roll muudatuste ajal on ülioluline – nemad on eelistatud sõnumi edastajad selles osas, kuidas muudatus mõjutab iga töötajat individuaalselt ning neil on keskne roll vastupanu kindlakstegemisel ja selle maandamisel. Viimases uuringus nimetati keskastmejuhte endid peamisteks vastuseisjateks muudatusele. Nende kaasamine coachidena aitab lahendada nii mõnegi põhjuse, miks nad ise muudatusele vastu seisavad.

Nõuanded

• Nagu sponsorite, nii ka  juhtide puhul ära eelda, et nad teavad, mida tähendab olla efektiivne coach – isegi väga head juhid ei pruugi osata olla efektiivsed muudatuste juhid, kui nad pole saanud vastavaid teadmisi ja tuge
• Selgita juhtidele, et nemad on peamised sõnumi edastajad selles osas, kuidas muudatus mõjutab tema töötajaid

Vastupanu maandamine

Viimases üheksas Prosci uuringus on töötajate ja juhtide vastupanu nimetatud number 1 takistuseks edu saavutamisel. Kõige levinumad vastupanu põhjused ei ole sageli seotud uue juurutava lahendusega, vaid pigem tulenevad praegusest olukorrast organisatsioonis ning ringlevast valeinformatsioonist.

Nõuanded

• Ole vastupanu juhtimisel proaktiivne selgitades välja, milles vastuseis seisneb  ja kust see võib tulla
• Sageli saab ennetada või leevendada kõige levinumaid vastupanu põhjuseid ainuüksi seeläbi, et mõelda oma muudatuste juhtimise tegevustele juba muudatuse varajases faasis

Koolitamine

Koolitusel on oluline osa vajaminevate teadmiste andmisel, mis aitab inimestel muudatus kiiremini omaks võtta.

Nõuanded

• Jäta piisavalt aega koolituse planeerimisele ning kavandamisele
• Veendu, et koolitamine toimub õigel ajahetkel, siis kui töötajad on ADKAR mudeli teadmiste ja võimekuse faasis

Kinnistamine

Kui inimesed pöörduvad tagasi selle juurde, kuidas asju varemalt tehti, siis ei ole raisus mitte ainult aeg ja ressursid, vaid projekt ei saavuta ka loodetud kasu (ROI). Kinnistamisest vaadatakse tihti mööda, kuid see on sillaks ülemineku perioodi ja soovitud tuleviku vahel.

Nõuanded

• Tööta välja selged muudatuse tugevdamise mehhanismid
• Kaasa sponsoreid ja juhte, kuna nemad kujundavad ootuse, et muudatus jääb püsima

Muudatustega seotud inimeste pool on liiga tähtis, et see jätta juhuse hooleks. Mõistes individuaalset ja organisatsioonilist muutust ning vahendeid, mille kaudu  neid on võimalik mõjutada, saad oma organisatsioonis muudatuse omaksvõtmist olulisel määral kiirendada.

Checklisti saad alla laadida SIIT.

Allikas: Prosci blogi

Miks me vajame muudatuste juhtimist?

Vastus võib tunduda ilmselge neile, kes muudatuste juhtimisega igapäevaselt tegelevad. Kuid endiselt on paljud organisatsioonid hädas põhjendamisega, miks üldse on muudatuste juhtimine vajalik ja kuidas see toetab organisatsiooni eesmärkide saavutamist.

Järgnevalt toome teieni Prosci 5 muudatuste juhtimise põhimõtet, mis aitavad seda mõista:

• Muutumise vajadus ei teki kunagi niisama
• Muudatus organisatsioonis eeldab alati individuaalset muutust
• Organisatsiooni tulemused on individuaalsete muutuste kollektiivne tulem
• Muudatuste juhtimine annab raamistiku inimeste juhatamiseks läbi muudatuse
• Muudatuste juhtimine – vahend, mis aitab saavutada soovitud tulemused

1. Muutumise vajadus ei teki põhjuseta

Prosci uuris oma klientide seas, kui selgelt on nende organisatsioonides püütud välja selgitada muudatuste põhjusi ning ainult 26% vastanutest ütlesid, et põhjused on selgelt väljendatud.

Muudatus tähendab liikumist praegusest seisundist (kuidas teeme asju täna) soovitud tulevikku. Tavaliselt on muudatuse põhjuseks mingi olemasolev probleem või tuleviku võimaluste parem ära kasutamine.  Igal juhul on muutumise oluliseks põhjuseks soovitud tulevikuvisioon, mis võimaldaks olla tänasest edukam.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Miks me muutume?

2. Muudatus organisatsioonis eeldab individuaalset muutust

Liiga tihti vaadatakse muudatust, kui sündmust, mis toimub ainult organisatsioonilisel tasandil. Näiteks võib tuua uue ERP süsteemi juurutamist, protsesside optimeerimist või kolimist uude kohta. Kuid iga selline muudatus eeldab, et inimesed muudaksid oma igapäevaseid tööharjumusi ja hoiakuid. Prosci uuringus tervelt 91% vastas, et nende organisatsioonis ei olnud selgelt ära määratletud need individuaalsed muutused, mis olid projekti eduks üliolulised.

Mis juhtub, kui keegi töötajatest ei hakka uut ERP tarkvara kasutama või uut protsessi järgima? Sellisel juhul soovitud muudatust lihtsalt ei järgne ja seetõttu on iga muudatuse aluseks eelkõige üksikisiku käitumise muutumine ning alles sellega kaasneb organisatsiooni muutus laiemalt.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Kes peab hakkama selle muudatuse tõttu oma tööd teisiti tegema?

3. Organisatsiooni tulemused on individuaalsete muutuste kollektiivne tulem

Ainult siis, kui üksikisikud suudavad muutuda, on võimalik saavutada soovitud organisatsioonilised tulemused. Üksikisiku muutuse „efektiivsuse“ määravad ära 3 elementi:

1. Omaksvõtu kiirus – kui kiiresti võtavad töötajad muudatuse omaks. Mida kiiremini see juhtub, seda tõenäolisemalt püsib projekt planeeritud graafikus ja eelarves.
2. Lõplik kasutamine – kui paljud töötajatest hakkavad uutmoodi tööle. Mida rohkem töötajaid seda teeb, seda suurem on tõenäosus, et see muudatus jääb püsima.
3. Asjatundlikkus – kui hästi saavad töötajad oma uues rollis hakkama. Ainult siis, kui ollakse selles edukad, saavutab organisatsioon muudatusest loodetud kasu.

Prosci on muudatuste juhtimise ROI´d tõlgendanud järgmiselt  – see on sõltuvuse määr organisatsiooni soovitud tulemuste ja muudatuse individuaalse omaksvõtu kiiruse ning lõpliku kasutamise vahel. Endalt,  projektimeeskonnalt ja juhtidelt tuleks küsida – kui suur protsent projekti tulemustest sõltub sellest, et inimesed muudavad oma igapäevast töötegemise viisi? Prosci uuringu vastused näitavad ilmekalt, kui oluline on teadlik muudatuste juhtimine.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Milline on otsene seos individuaalsete muutuste ja tulemuste vahel, mida oma muudatusprojektilt ootad?

4. Muudatuste juhtimine annab raamistiku inimeste juhatamiseks läbi muudatuse

Kolm esimest tõekspidamist rääkisid muudatuse olemusest – et see toimub kõigepealt isiklikul tasandil, mis annab muudatuste juhtimisele  olulise ja sageli puuduva konteksti. E-mail esmaspäeval järgmisel päeval toimuva koolituse kohta, millele järgneb juurutamine kolmapäeval, ei ole muudatuste juhtimine. Kuid 39% Prosci uuringus vastajatest tõdes, et just nii nende organisatsioonis muudatusi juhitakse.

Siit näeme, kui oluline on üksikisiku roll muudatustes – soovitud tulemused sõltuvad suurel määral üksikisiku muutumise edust. Ilma teadliku muudatuste juhtimiseta üksikisiku muutumise protsessi ignoreeritakse, millega kaasneb aeglasem omaksvõtu kiirus, kehvem uue lahenduse rakendamine ja asjatundlikkus. Seetõttu ilma muudatuste juhtimiseta ei pruugi projekt saavutada soovitud edu ning organisatsiooni eesmärke ei täideta.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Millist struktureeritud meetodit kasutad võimaldamaks töötajatel muudatus tõeliselt omaks võtta?

5. Muudatuste juhtimine –  vahend, mis aitab saavutada soovitud tulemused

Vajame muudatuste juhtimist kuna:

• Tulemused ja soovitud eesmärgid sõltuvad üksikisikute muutustest
• Muudatusprojekti ROI´d mõjutavad inimpoolega seotud faktorid
• Muudatuste inimpoole ignoreerimisel või oskamatul juhtimisel on omad tagajärjed (riskid ja lisakulud)
• Tipptasemel muudatuste juhtimisega organisatsioonid saavutavad või ületavad kuni 6 korda tõenäolisemalt endale püstitatud eesmärke võrrelduna organisatsioonidega, kelle muudatuste juhtimise praktika on kehvapoolne.

Küsimus, mille peale tasub mõelda – Kui olulised on tulemused, mida muudatusega soovitakse saavutada? Kui palju oled valmis panustama (ja investeerima), et need saavutada?

Allikas: Prosci blogi

Muudatuste juhtimise esimene sertimisprogramm leidis aset 1.-03. veebruaril 2018 Tallinnas. Osavõtjaid oli nii Eestist, Lätist kui ka Leedust. Läbiti edukalt 3-päevane programm, mille kinnituseks omandati Prosci muudatuste juhtimise sertifikaat.

Koolitus oli interaktiivne, kus osalejaid said nii üksi kui ka grupis töötades õppida Prosci muudatuste juhtimise metoodikat ning katsetada tööriistu oma kaasa toodud projekti peal.

Antud koolitus oli proovikiviks ka Ekke Söödile, kes on nüüd Prosci Certified Advanced Instructor.

Kolmanda koolituspäeva lõpuks võib öelda, et osalejad vaatasid maailma juba täiesti uue pilguga.

Loe siit lähemalt Prosci muudatuste juhtimise programmist ja vaata ka järgmiste kursuste kuupäevi.