Muudatuste juhtimine ja projektide juhtimine: võrdlev ülevaade
Projekti elluviimisel või millegi uue algatamisel on olulisel kohal mõlemad – nii muutuste juhtimise kui ka projektijuhtimise põhitõed. Kummalgi distsipliinil on omad kindlad lähtekohad/struktuur muudatuste efektiivseks ja soovitud tulemuste saavutamiseks, ent need peavad alati toimima käsikäes, üheskoos.
Sel moel kujunevad välja ühtlustatud väärtuspõhimõtted, mis panevad aluse taktika kooskõlastamisele ja loovad väärtust kogu projekti vältel, seda nii inimeste kui ka tehnilise poole pealt.
PÕHIALUSTALADE KÕRVUTAMINE
Muudatuste juhtimist ja projektijuhtimist on kõrvutatud allolevates veergudes, kus vaadeldakse nende kahe valdkonna ühiseid aspekte, sealhulgas fookust, definitsiooni sõnastust, eesmärke, protsessi, tööriistu, erinevaid mõõdikuid ja selle ala praktikuid. Kuigi see loetelu toob välja kahe käsitlusala vahelisi erinevusi, on oluline meeles pidada nende ühist eesmärki: viia läbi edukaid muutusi.
Mõisted
Muudatuste juhtimine – vastavate protsesside ja tööriistade rakendamine muutuste inimpoole juhtimiseks, et jõuda praegusest olukorrast uude ning saavutada soovitud tulemused (ja oodatav investeeringutasuvus)
Projektijuhtimine – vastavate teadmiste, oskuste, tööriistade ja tehnikate rakendamine konkreetse projekti eesmärkide saavutamiseks
Kavatsus
Muudatuste juhtimine – tagamaks, et muutustest mõjutatud töötajad võtaksid lahendused omaks ja kasutaksid neid
Projektijuhtimine – tagamaks, et lahendus oleks tõhusalt kavandatud, välja töötatud ja ellu viidud
Protsess
Muudatuste juhtimine
I etapp – muutuseks ettevalmistamine
II etapp – muudatuste juhtimine
III etapp – muutuse kinnistamine
Allikas: Prosci 3-Phase Process™
Projektijuhtimine
Algatamine
Planeerimine
Elluviimine
Jälgimine ja kontrollimine
Lõpuleviimine
Allikas: PMBOK Guide® – kuues väljaanne (2017)
Tööriistad
Muudatuste juhtimine
Individuaalne muutuste mudel
Valmisoleku hindamine
Kommunikatsiooni plaanid
Sponsorite tegevuskavad
Coachingu plaanid
Treeningkavad
Vastupanu juhtimine
Kinnistamise mehhanismid
Projektijuhtimine
Tööaruanne
Projekti leping
Business-case
Tööde jaotusstruktuur
Gantti graafik
Eelarve kalkulatsioonid
Ressursside jaotamine
Planeerimine ja jälgimine
Edu mõõtmine
Muudatuste juhtimine – mõõtmine keskendub muutuste inimpoolega seotud elementidele, sealhulgas:
Muudatuse vastuvõtmise kiirus sellest mõjutatud töötajate poolt
Muudatuse lõplik kasutuselevõtt kõigi asjaosaliste poolt
Mõjutatud töötajate oskused muudatusega toimetulemiseks
Tulemuste ja edu saavutamine *
* Kuna tulemused ja väljundid sõltuvad muudatusega kohanduvatest inimestest, on põhirõhk just sellel.
Projektijuhtimine – mõõtmine keskendub muudatuste tehnilise poolega seotud elementidele, millest peamised on:
Õigeaegsus / tähtaegadest kinnipidamine
Projekti püsimine eelarves
Projekti vastavus tehnilistele nõuetele
Tulemuste saavutamine *
* Mõnel juhul on kavandatud tulemustel muud eesmärgid kui tähtajaliselt eelarves püsida.
Kes teostab
Muudatuse juhtimine – läbiviijad üle kogu organisatsiooni, mitte ainult muudatuste juhtimise praktikud:
– Juhid ja tippjuhid, kes sponsoreerivad muudatust
– Juhid ja juhendajad, kes nõustavad töötajaid muudatusprotsessi läbimisel
Projektijuhtimine – tavaliselt teevad teoks projektijuht ja konkreetsele projektile või algatusele määratud projektimeeskond:
– Projektijuhid, kes haldavad konkreetseid ülesandeid, tegevusi ja ressursse selle ponnistuse tehnilise poole teostamiseks
– Projektimeeskond, kuhu kuuluvad valdkonna eksperdid ja organisatsiooni esindajad
MÕLEMAD KOOS ON TÕHUSAMAD
Projektijuhtimine ja muudatuste juhtimine on mõlemad eduka muutuse otsustava tähtsusega komponendid. Ehkki nad on fookuse ja lähenemisviisi osas erinevad, on nad siiski ühtviisi hädatarvilikud, et toetada oma projekti ja inimesi liikumisel üleminekufaasist soovitud tuleviku seisundisse. Mõistmine, kuidas kumbki distsipliin teineteise suhtes toimib, on esimene samm ühtlustatud väärtuspõhimõtete saavutamiseks ja tugevaim alus muutmisalgatusteks.
Allikas: Prosci blogipostitus, Autor: Tim Creasey